Digitalisatie – Papierloos werken in de Logistiek

Steeds meer bedrijven, ook in de logistieke branche, stappen over op papierloos werken en willen zoveel mogelijk digitaal gaan werken. Een haast vanzelfsprekende ontwikkeling want het digitaal opslaan en verwerken van documenten levert veel besparing op. Niet alleen voor uw bedrijf maar ook voor uw klanten! Gegevens worden minder handmatig ingegeven waarmee het aantal handelingen wordt beperkt tot het minimum. Daardoor kunt u orders sneller verwerken en vermindert de foutkans bij het ingeven van data.

Digitalisering - papierloos werken in de logistiek

Voordelen van digitalisatie*

  • Productiviteit neemt toe:
    • Sneller documenten terugvinden, inzien of delen
    • Eenvoudiger samenwerken (waar u ook bent)
    • Altijd toegang tot documenten
  • Minder fouten door minder handmatig handelen
  • Betere beveiliging van persoonsgegevens (AVG)
  • Geen opslagruimte nodig voor het bewaren van de administratie
  • Ecologische footprint wordt verkleind
  • Bespaart tijd, bespaart geld

Essentieel is de juiste software kiezen

Investeer in moderne document management software en/of apps die passen bij uw bedrijf. Het selecteren van de juiste software die aansluit bij de processen van uw bedrijf, de benodigde documenten en informatie is een belangrijke beslissing en bepaalt in grote mate hoe succesvol de overstap naar papiervrij werken is.

Stimuleer uw personeel!

Met alleen investeren in passende software bent u er niet. Maak het gebruik van een nieuw systeem daarom zo eenvoudig mogelijk. Zorg ervoor dat documenten rechtstreeks kunnen worden opgeslagen in de software. Werk volgens een eenduidige procedure en voorkom meerdere versies van hetzelfde document. Minder papier gaan gebruiken en dit aanmoedigen betekent een cultuurverandering in uw bedrijf. Het is daarom raadzaam om uw medewerkers bij deze transitie te betrekken en duidelijke instructies te geven hoe u het gebruik van papier wilt minimaliseren.

Voorbeelden van digitale verwerking binnen de logistiek zijn:

  • Elektronische facturatie
  • Inscannen geleidebiljetten
  • Track-and-Trace / notificatie
  • Inkomende facturen inscannen en digitaal in de administratie verwerken
  • Barcode scanning

Heeft u de wens om meer te digitaliseren binnen uw bedrijf en wilt u daar meer over weten?
Neem dan contact met ons op. Wij adviseren u graag en geheel vrijblijvend.

*Digitalisering is het proces van het overzetten van papieren documenten naar elektronische bestanden.